การจัดการแฟ้มข้อมูล

การเข้าถึงแฟ้มข้อมูลในเรคคอร์ดนั้นจะมีอยู่ 2 ประเภท คือ
1. การเข้าถึงข้อมูลแบบลำดับ (sequential access) เป็นการเข้าถึงเรคอร์ดของข้อมูลโดยอ่านไฟล์ตั้งแต่ต้นไฟล์ไปจนถึงท้ายไฟล์ การเข้าถึงข้อมูลแบบนี้จะทำงานช้าถ้าหากข้อมูลมีขนาดใหญ่และการเข้าถึงเรคอร์ดใดเรคอร์ดหนึ่ง แต่ละเหมาะสำหรับการสำรองข้อมูล เช่น นำข้อมูลทั้งหมดบันทึกเก็บไว้ หรืออ่่านข้อมูลที่สำรองอยู่ขึ้นมาเก็บในหน่วยความจำของคอมพิวเตอร์

2. การเข้าถึงข้อมูลแบบสุ่ม (Random access) เป็นการเข้าถึงข้อมูลในตำแหน่งใดๆในไฟล์ ซึ่งไม่ต้องอ่านไฟล์ตั้งแต่ต้นไฟล์ไปจนถึงตำแหน่งข้อมูลที่ต้องการ เหมาะสำหรับข้อมูลที่มีปริมาณมาก และต้องมีการแก้ไขข้อมูลบ่อยๆ หรืออ่่านข้อมูลบ่อยๆ เช่น การเก็บข้อมูลนักเรียน ซึ่งในไฟล์ประกอบด้วยเรคอร์ดของนักเรียนหลายคน และต้องมีการอ่านข้อมูลขึ้นในงานบ่อยๆเป็นต้น